SELAMAT DATANG DI BLOG SAYA ^_^ JANGAN LUPA KLICK FOLLOW YA ^_^

Tuesday, October 13, 2015

MATERI DAN TUGAS 5 (2015) APLIKASI KOMPUTER

MATERI MAIL MERGE Mail Merge atau surat massal atau surat gabung merupakan fitur yang ada dalam aplikasi Microsoft Office yang berguna untuk dokumen yang pembuatannya berulang-ulang. Contoh: Surat Undangan, Surat Keterangan yang diberikan kepada orang yang berbeda, Kartu Mahasiswa, Sertifikat, Rapor yang diberikan sekolah kepada murid.
Untuk dapat menggunakan fitur ini dalam pembuatan dokumen diperlukan 3 buah file, yakni master, data, dan logo. file master dapat kita diibaratkan sebaai sebuah formulir atau blanko yang belum diisi, sedangkan file data dapat diibaratkan sebagai segala sesuatu yang diisikan oleh orang dalam formulir tersebut, sedangkan logo merupakan lambang instansi atau perusahaan yang membuat formulir. Selain memudahkan pekerjaan yang sering berulang, Mal Merge juga berguna untuk mengetahui jumlah surat atau formulir atau rapor sertifikat yang sudah dikeluarkan atau diberikan pada waktu tertentu. Singkat kata, bahwa Mail Merge dapat memudahkan kita dalam pengelolaan dokumen yang berulang  dalam pembuatannya.
Pada uraian kali ini hanya membahas tentang Pemanfatan Mail Merge dalam membuat Surat Undangan, Amplop dan Label menggunakan Microsoft Word. Agar sukses memanfaatkan fitur ini, penggun harus sudah menguasai bagaimana bekerja dengan paragraf, bekerja dengan tabel, dan bekerja dengan gambar.Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan adalah:
  1. Mengumpulkan file Logo.jpg, MailMerge Master Surat.docx, MailMerge-Data Surat.docx ke dalam suatu folder -> lihat video
  2. Membentuk master surat, lihat video
    1. Mengatur ukuran kertas dan margin -> lihat video
    2. Membentuk kop surat -> lihat video
    3. Membentuk nomor surat -> lihat video
    4. Memindahkan posisi Tujuan Surat hingga Paragraf Penutup -> lihat video
    5. Mengatur bentuk dan perataan paragraf pembuka, pengantar dan penutup surat -> lihat video
    6. Mengatur bentuk paragraf dan mengatur psosi masing-masing bagian isi surat -> lihat video
    7. Mengatur posisi tandatangan surat -> lihat video
    8. Memberi style font pada bagian surat yang dianggap penting -> lihat video
  3. Mempersiapkan data surat dalam bentuk tabel, (Data Surat.docx)  -> lihat video
  4. Menghubungkan file master dengan file data, lihat video -> lihat video
  5. Menempatkan field (nama kolom tabel yang terdapat pada file data surat berupa No, BapakIbuk, Nama, Bank) pada bagian file master surat -> lihat video
  6. Menampilkan hasil penggabungan antara file master surat dan file data surat -> lihat video
  7. Menambah, mengubah, dan menghapus data yang terdapat pada file data -> lihat video
  8. Pembuatan Amplop -> lihat video
  9. Pembuatan Label
    1. Membuat blanko label -> lihat video
    2. Menghubungkan label dengan data surat -> lihat video
    3. Menempatkan Merge Field -> lihat video
    4. Mengatur posisi, menampilkan item, label dan mengupdate label -> lihat video

KETENTUAN TUGAS

  1. Sebelum tugas ini dikerjakan perhatikan dan pahamilah materi yang ada di atas.
  2. Buatlah tugas ini dengan rasa penuh tanggung jawab dan kesungguhan, jangan lakukan Copy Paste Tugas yang sudah dikerjakan oleh teman anda dengan cara apapun.
  3. Silahkan cetak file berikut:
    Data Surat
    Master Surat
  4. Download file logo berikut:
    Logo Surat
  5. Jalankan Microsoft Word anda, kemudian simpan filenya dengan ketentuan
    Nama Mahasiswa-NIM-Lokal-Data Surat
    Contoh: Ali Baba-13000001-B-Data Surat
    .
    Contoh Penulisan Nama File pada dialog Save As pada Word
    Pada File name tulis Ali Baba-13000001-B-Data Surat
    Pada Save as type pilih Word Document
    .
    Data Surat
     ‘
  6. Atur ukuran kertas menjadi Legal
  7. Orientasi : Lanscape
  8. Margin masing-masing 1,5cm
  9. Ketik data seperti pada tabel pada Data Surat yang sudah dicetak
  10. Lalu simpan file Data Surat lalu TUTUP file Data Surat
  11. Buat file baru dengan Ctrl N, lalu simpan dengan nama
    Nama Mahasiswa-NIM-Lokal-Master Surat
    Contoh : Ali Baba-13000001-B-Master Surat
    .
    Master Surat
  12. Lanjutkan dengan memasukkan logo, mengetik dan membentuk Master Surat seperti Master Surat yang sudah dicetak
  13. Gunakan ukuran kertas Legal
  14. Margin masing 2cm
  15. Atur sedemikian rupa agar Master Surat terhubung dengan Data Surat yang sudah anda simpan
  16. Kemudian masukkan masing-masing field pada Merge Field ke posisinya masing-masing pada Master Surat
  17. Pastikan bentuk Master Surat yang sudah anda buat seperti Master Surat yang anda cetak
  18. Simpan Master Surat anda kembali dan TUTUP semua file
  19. Pastikan nama file Data Surat dan Master Surat anda sudah seperti ketentuan nama file yang dijelaskan di atas
  20. Kirim kedua file tersebut ke aliyasman@gmail.com
  21. Apabila nama file tugas yang dikirim tidak sesuai dengan ketentuan di atas, maka tugas anda tidak akan dinilai dan anda dianggap tidak mengirimkan tugas
  22. Batas akhir pengiriman file Tugas 5, Minggu 18 Oktober 2015 jam 24.00 atau Senin 19 Oktober 2015 jam 00.00

INGAT

File yang dikirimkan terdiri dari dua file, yaitu Data Surat dan Master Surat
Contoh file yang dikirim:
– Ali Baba-130000001-B-Master Surat.docx
– Ali Baba-130000001-B-Data Surat.docx


SUMBER : d3mps,wordpress.com
Post a Comment